ก่อนเริ่ม
- คุณต้องมีสิทธิ์เข้าถึง พื้นที่ทำงาน (workspace) ที่การจองนั้นอยู่
- เปิดการจองจากรายการ Bookings ของคุณ หรือกระโดดไปยังการจองจาก การสนทนา (conversation) ที่เป็นต้นทาง เพราะทุกการจองเชื่อมโยงกลับไปยังแชทของมัน
การจองจะมีสถานะ confirmed unconfirmed cancelled หรือ rejected เสมอ มีเฉพาะการจองที่เป็น confirmed เท่านั้นที่จะส่งการแจ้งเตือนอัตโนมัติ ดังนั้นการยืนยันโดยเร็วคือสิ่งที่ทำให้การแจ้งเตือนทำงานเพื่อคุณ
1
ยืนยันการจอง
การจองที่ AI รับมาจะมาถึงในรูปของคำขอ unconfirmed (ยังไม่ยืนยัน) ที่รอการอนุมัติจากคุณ วิธียืนยัน:
- เปิดการจอง จากรายการ Bookings หรือจากการสนทนาที่เชื่อมโยงอยู่
- เลือก Mark Confirmed เมื่อคุณมั่นใจว่านัดหมายจะเดินหน้าต่อ
- ตอนนี้ลูกค้าจะมาตามนัด และการแจ้งเตือนทางอีเมลจะถูกตั้งกำหนดการให้โดยอัตโนมัติ
การจองได้รับการยืนยันแล้วและช่วงเวลาถูกล็อกเรียบร้อย
2
เลื่อนการจอง
เมื่อลูกค้าต้องการเวลาอื่น:
- เปิดการจอง และเปลี่ยน เวลาเริ่มต้น (start time) การนัดหมายจะคงระยะเวลาหนึ่งชั่วโมงไว้ เวลาสิ้นสุดจึงเลื่อนตามไปด้วย
- ตรวจสอบว่าช่วงเวลาใหม่ว่าง Cura จะคอยให้คุณอยู่ภายในเวลาทำการ และจะไม่ยอมให้คุณชนกับเหตุการณ์ที่มีอยู่แล้ว
- แจ้งลูกค้าให้ทราบ ข้อความสั้น ๆ ในการสนทนาช่วยให้ทุกฝ่ายเข้าใจตรงกัน
การนัดหมายถูกย้ายไปยังเวลาใหม่โดยไม่สูญเสียการเชื่อมโยงกับลูกค้า
3
ยกเลิกหรือปฏิเสธการจอง
- Cancel (ยกเลิก) การจองที่สร้างไว้แล้วแต่จะไม่เดินหน้าต่อ เลือก Cancel บนการจอง มันจะยังคงอยู่ในประวัติแต่ไม่นับเป็นนัดหมายที่กำลังจะมาถึงอีกต่อไป จึงไม่มีการส่งการแจ้งเตือน
- Reject (ปฏิเสธ) เวลาที่ถูกร้องขอมาแต่คุณรองรับไม่ได้ ใช้ตัวเลือก reject เมื่อคุณปฏิเสธช่วงเวลาที่ลูกค้าขอมา แทนที่จะเป็นการยกเลิกนัดหมายที่ยืนยันแล้ว คุณสามารถเพิ่มเหตุผลและจะส่งข้อความแจ้งลูกค้าด้วยก็ได้ การ reject จะปล่อยช่วงเวลานั้นให้ว่าง
การแก้ไขปัญหา
- หาการจองไม่เจอ เปิดการสนทนาของลูกค้า การจองเชื่อมโยงอยู่ที่นั่น หรือตรวจสอบว่าคุณอยู่ในพื้นที่ทำงานที่ถูกต้อง
- การแจ้งเตือนถูกส่งออกไปสำหรับการจองที่ยกเลิกแล้ว ตรวจสอบว่าสถานะถูกเปลี่ยนเป็น Cancelled จริง ๆ เพราะการจองที่ยืนยันแล้วจะยังคงการแจ้งเตือนไว้จนกว่าจะถูกยกเลิก